Özel Kalem Müdür Görev ve Çalışma Ynt.


T.C.
MARDİN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
 
                                                     
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 


Amaç
MADDE 1-
Bu Yönetmeliğin amacı, Mardin Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı Özel Kalem Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
 
Kapsam
MADDE 2-
Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
 
Dayanak
MADDE 3-
Bu Yönetmelik, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
 
Tanımlar
MADDE 4-
Bu Yönetmelikte yer alan;
4.1. Belediye : Mardin Büyükşehir Belediyesini,
4.2. Başkan:   Mardin Büyükşehir Belediye Başkanını,
4.3. Meclis :   Büyükşehir Belediye Meclisini,
4.4. Özel Kalem Müdürlüğü: Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünü,
4.5. Personel: Özel Kalem Müdürlüğünde görevli personeli ifade eder.
                                            

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat

 

Teşkilat
MADDE 5-

5.1. Özel Kalem Müdürlüğü personel yapısı aşağıda belirtildiği gibidir.
5.1.1.Özel Kalem Müdürü,
5.1.2.Memurlar,
5.1.3.İşçiler, 
5.1.4.Diğer personel.
5.2. Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
5.2.1.Müdür
5.2.2.Özel Kalem Bürosu
5.2.3.Diğer Personel
 


ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluk
 

 MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü’nün Görev Yetki ve Sorumlulukları
6.1.       Başkanlık Makamı’ nın belediye birimleri, kentte bulunan vatandaşlar ile kamu, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları ve yurtiçi/yurtdışından gelen kişi, kurum ve kuruluşlarla olan iletişimini sağlamak,
6.2.       Belediye Başkanı’na gelen randevu taleplerini Başkan’a ileterek uygun görülen randevu taleplerini programa almak ve Başkan’ın görüşmek istediği kişi veya kurum/kuruluş ile iletişim kurulmasını ve randevu alınmasını sağlayarak Başkan’ın günlük, aylık ve yıllık programlarının hazırlanmasını sağlamak,
6.3.       Kurumun başta AB ülkeleri olmak üzere diğer ülkelerin belediye, belediyeler birliği, sivil toplum örgütleri vb. kurum ve kuruluşlarla ilişkiler geliştirmek ve ortak projelerle “kardeş belediyecilik” vb. işbirliklerinin geliştirilmesini sağlamak,
6.4.       Başkanın katılacağı etkinliklerde (resepsiyon, yemek, toplantı vb.) Başkan’ın programını düzenlemek, Başkanlık tarafından düzenlenen etkinliklerin programının hazırlanmasını ve programa katılacak konukların belirlenmesini sağlamak,
6.5.       Yurt içi/yurt dışı konukların karşılanmasını ve protokol gereklerinin yerine getirilmesi sağlamak,
6.6.       Başkan’ın yurtiçi ve yurtdışı seyahatleri için gerekli koşulların organize edilmesini ve seyahat sırasında olabilecek aksaklıkların veya değişikliklerin takibini sağlamak,
6.7.       Belediye başkanının görev, izin, rapor, vekalet, pasaport, vize işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak ve arşivlemek,
6.8.       Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni ve Özel Kalem Müdürlüğü bütçesini  harcama  yetkilisi  olarak kullanmak,
6.9.       Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek,
6.10.   Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
6.11.   Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış gibi önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol  ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek,
6.12.   Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,
6.13.   Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm birimlerin kendi aralarında ve bu birimlerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek,
6.14.   Vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek,
6.15.   Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,
6.16.   Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini sağlamak,
6.17.   Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dokümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlamak,
6.18.   Kanunları, yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak,
6.19.   Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait kart, mektup, faks veya telgrafların cevaplarını yazmak veya yazdırmak. 
6.20.   Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
 
 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
DİĞER HÜKÜMLER


 MADDE 7- Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanır.
 
MADDE 8- Yürürlük

Bu yönetmelik hükümleri Büyükşehir Belediye Meclisi’nce kabulü yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.
 
MADDE 9- Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından yürütülür.