Özel Kalem Müdür Görev ve Çalışma Ynt.


 

 

MARDİN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün faaliyetlerinin ana esaslarını, çalışmalarını, görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili esasları düzenlemektir.

 

Kapsam

 

MADDE 2- Bu Yönetmelik, Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün çalışma usul ve esasları ile görev yetki ve sorumluluklarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;

         Belediye                                               : Mardin Büyükşehir Belediyesini

         Meclis                                      : Mardin Büyükşehir Belediye Meclisini

         Başkan                                     : Mardin Büyükşehir Belediye Başkanını

 

Özel Kalem Müdürlüğü         : Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünü

         Özel Kalem Müdürü              : Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürünü;

         Büro Personeli                        :Mardin Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde görevli personeli;

 

İfade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

 

Teşkilat

MADDE 5- Özel Kalem Müdürlüğü, Özel Kalem Müdürü ile büro personelinden oluşur.

 

Bağlılık

MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü doğrudan Büyükşehir Belediye Başkanına bağlıdır.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

 

Özel Kalem Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 7-    Özel Kalem Müdürünün görevleri şunlardır;

7.1           Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak, söz konusu görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütmek, dosyalar düzenlemek ve muhafaza etmek.

7.2           Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek.

7.3           Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

7.4           Belediye Başkanının emirlerini ilgili belediye ve birimlerine iletmek ve sonuçlarını takip etmek

7.5           Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikâyet, öneri ve benzeri konuların izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmesini sağlamak.

7.6           Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini sağlamak.

7.7           Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dokümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlamak.

7.8           Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını sağlamak, takip etmek ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini yürütmek.

7.9           Başkanlık ve Müdürlüğün gerekli olan her türlü demirbaş eşya ve kırtasiye vb. malzemelerin tedarikinin sağlanması ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak ve bununla ilgili kayıtları düzenlemek.

7.10         Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirmek.

7.11         Belediyenin davetlisi olarak belediye hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt içinden ve yurtdışından gelecek olan belediye konuklarının yeme, içme, barınma, ulaşım ve ağırlanması ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak.

7.12         Müdürlük personelinin her türlü özlük ve sosyal haklarını takip etmek.

7.13         Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında iş birliği kurulmasını sağlamak, çalışmaları izlemek ve denetlemek.

7.14         Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapmak, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak.

7.15         Başkanlık veya Genel Sekreterlik, şahıs ve heyetlerle yapılacak olan temasları, randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenlemek, durumu kendilerine bildirmek, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunmak, görüşme ve temasların aksamadan yapılmasını sağlamak.

7.16         Kanunları, yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak.

7.17         Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin diğer birimleri ile iş birliği ve yardımlaşma esasına göre yönetmek, verimin yüksek tutulması için gerekli tedbirleri almak, Müdürlükteki dosya ve yazışmaların eksiksiz ve usulüne uygun olarak düzenlenmesi ile ilgililerin yararlanmasına hazır bulundurulmasını sağlamak.

7.18         Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait kart, mektup, faks veya telgrafların cevaplarını yazmak veya yazdırmak.

 

  1. Makamca gerekli görüldüğü taktirde yerli ve yabancı misafirleri karşılamak, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde kendilerine yardım edilmesini sağlamak. Yurtiçi, yurtdışı, uluslararası kongre, konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek, kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.
  2. Müdürlüğe verilen sözlü veya yazılı emir, bilgi ve tavsiyeleri not ederek ilgililere bildirilmesini veya duyurulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların sonucunu izlemek ve konu hakkında Makama bilgi vermek. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için her türlü tedbiri almak.
  3. Çeşitli kanun, mevzuat, yönetmelik ile kendisine verilen görevleri en iyi bir şekilde zamanında yapmak ve yaptırmaktan sorumludur.
  4. Başkan tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yapmak,

 

Özel Kalem Müdürlüğü Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 8- Özel Kalem Müdürlüğünde yeterli kadar personel bulunur. Bu personel haberleşme, dosya, kayıt ve işlerini zamanında ve düzenli olarak yürütmek, verilen diğer iş ve işleri yapmakla görevli ve sorumludurlar.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

 

Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 9- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük

MADDE 10- (1) Bu Yönetmelik Mardin Büyükşehir Belediye Meclisi tarafından kabulü üzerine web sayfasında ilanı tarihinde yürürlüğe girer.

 

(2) Bu Yönetmeliğin yayımı ile 23.10.2018 tarih ve 2018/535 sayılı (Meclis Kararı Hükmünde 674 Sayılı KHK 38. Madde) Mardin Büyükşehir Belediye Encümen Kararı ile Onaylanan Özel Kalem Müdürlüğü Görev, Yetki Ve Sorumluluk Esasları Hakkında Yönetmelik yürürlükten kalkar.

 

 

Yürütme

MADDE 11- Bu Yönetmelik hükümlerini Mardin Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından yürütülür.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3